Как избавить директора IT компании от бумажек и рутины? Удаленный бэк-офис.

Каждый владелец IT бизнеса хочет заниматься его развитием — формировать сильную команду, выводить на рынок новые продукты, расти как управленец.
Бухгалтерия, кадры, налоги, льготы и прочие административные процессы часто оказываются на периферии интересов руководителей IT бизнеса. Владелец нанимает бухгалтера и считает вопрос закрытым. Но действительно ли компания “не хромает на одну ногу”, потому что владелец погряз в рутине, и у него нет сил на развитие? Как убедиться, что административные процессы помогают бизнесу развиваться, а не висят тяжелым бременем?

Мы провели серию интервью с руководителями российских IT компаний, узнали, как они решают рутинные задачи, что для них ценно, с какими проблемами они сталкивались. Затем разработали комплексный продукт, отвечающий их потребностям и включающий полный цикл обеспечения административных процессов бизнеса.
В этой статье мы поделимся рассказами директоров и управляющих IT индустрии. Расскажем, как эффективно решать бухгалтерские, налоговые, кадровые и юридические задачи, чтобы бизнес развивался в полную силу с помощью удаленного бэк-офиса — продукта, разработанного специально для российских IT компаний.

Читайте далее и узнаете:

• Как увеличить доход от 5% до 30% за счет эффективной системы учета.
• Как освободится от рутины и сэкономить от 10% до 50% времени.
• Как снизить уровень тревоги и стресса владельца бизнеса.

Какие специалисты ведут административный процесс компании? Как вы оцениваете сумму, в которую вам обходится содержание?

Зарплата опытного бухгалтера в Москве выходит где-то от 150 000 рублей в месяц, плюс его помощник — примерно 50 000. Кадрами у меня сейчас занимается отдельный человек — это еще около 80 000. Можно вычислить стоимость аренды кабинета от суммы арендной платы офиса, плюс компьютеры, столы стулья, офисная техника… Кстати, программы для бухгалтерии недавно обновляли, что-то докупали. Как-то много получается! (смеется) Кстати, я не посчитал эпизодические работы внешних исполнителей.

Данные специалисты закрывают 100% задач?

В штатных ситуациях все нормально, но часто оказывается, что это, в том числе, и моя зона ответственности. Если появляется вопрос, который не входит в обязанности бухгалтеров или находится вне их компетенций, то задача прилетает ко мне. А я не специалист в этих областях. Бегу консультироваться, общаюсь с разными компаниями, нахожу исполнителя на стороне.

Удобно ли работать с внешними специалистами?

С одной стороны, удобно: нет смысла брать спеца в штат ради пары задач в месяц. С другой стороны, бывает, что я рассчитываю на какого-нибудь проверенного юриста или переводчика, а он уехал в отпуск на две недели. Может себе позволить! Ищу другого и надеюсь, что он будет не хуже, или жду возвращения своего проверенного.

Что мы выяснили:

1. Штатная бухгалтерия не закрывает 100% задач, так как ограничена стационарными специалистами, которые уже наняты.
2. Сторонние исполнители не являются надежным ресурсом в экстренных ситуациях из-за особенностей их формы занятости.
3. Руководитель вынужден лично принимать участие в решении любых нештатных задач и подбирать исполнителей.

Как бэк-офис решает эти проблемы:

1. Удаленный бэк-офис для IT компаний — это конструктор, в котором вы сами определите нужный объем загрузки каждого специалиста — бухгалтера, налоговика, юриста, личного помощника — и оплатите только те услуги, которые вам потребуются. С учетом вычета стоимости аренды кабинетов, покупки ПК и бухгалтерских программ экономия составит до 50% от стоимости содержания штатной бухгалтерии и других специалистов.
2. В пуле наших исполнителей десятки экспертов в разных областях — бухгалтерия, аудит, налоги, кадры, юристы и другие. Что бы ни случилось, один звонок персональному менеджеру — и ваша забота становится нашей.

В вашей компании существует специфика учета?

Она существует не отдельно в моей компании, а скорее в IT в целом, хотя наша отраслевая специфика и менее очевидна, чем у тех, кто занимается, к примеру, внешнеторговой деятельностью. На старте компании я об этом, естественно, не знал, кстати, мой бухгалтер тогда тоже не знал о нюансах передачи прав на ПО и прочих заморочках с раздельным учетом продажи ПО и услуг. В итоге спустя какое-то время пришлось все переделывать.

Вы участвуете в льготных государственных программах для IT?

Раньше участвовал, сейчас нет. Чтобы туда попасть, нужно, во-первых, о ней узнать, а они время от времени меняются. Во-вторых, привести компанию в соответствии с требованиями этой программы, а потом подготовить кучу документов и переделать их еще три раза. У меня есть друзья, которые очень любят такую халяву, и целый отдел в компании организовали под работу со Сколково и прочими Зеленоградами, но мне просто некогда. Я больше получу, если буду работать, а не стоять в очереди за скидками.

Как найти хорошего бухгалтера в IT компанию?

Хочется ответить мемом, что их сложно найти, легко потерять и невозможно забыть. После первого случая с неопытным бухгалтером мне, можно сказать, повезло, я нечаянно захантил бухгалтера у друзей из IT сферы. Но сейчас мы стали крупнее, и где брать следующего, если этот уйдет, я не знаю.

Что мы выяснили:

1. Учет IT компаний имеет специфику, которая может показаться неочевидной, но ее игнорирование рано или поздно приведет к неоптимальному налогообложению, некорректному отображению данных и штрафам.
2. Руководители IT компаний отказываются от участия в льготных программах в связи отсутствием ресурсов на изучение и подготовку к вступлению.
3. Поиск опытного бухгалтера в IT компанию — сложная задача, решаемая обычно методом проб и ошибок.

Как бэк-офис решает данные проблемы:

1. Бэк-офис — это не только учет и выполнение рутинных задач, но и ваш консультант по вопросам получения льгот для IT компаний. В штате бэк-офиса есть специалисты, успешно подготовившие компании к вступлению в Сколково и другие инновационные кластеры. Не упускайте возможности из-за неуверенности! Стоимость работы бэк-офиса окупится за счет полученных льгот в течение нескольких месяцев.
2. Специалисты бэк-офиса, ведущие учет, постоянно работают с IT и регулярно получают новый опыт. Они отслеживают изменения в законодательстве и применяют их для оптимизации вашего налогообложения и предупреждения каких-либо нарушений.

Приведем краткий перечень типичных работ:

• Организуем раздельный учет при реализации товаров, работ, услуг и разработке ПО.
• Создадим особый порядок учета прав при передаче ПО на баланс предприятия.
• Упорядочим работу с документацией о правах использования программного продукта.

Бухгалтер — ваш союзник или противник?

Все понимают, что без бухгалтерии вести бизнес не получится, но когда я вынужден подстраивать другие задачи под нужды бухгалтерии, возникает ощущение, что весь остальной бизнес — это часть бухгалтерии, а не наоборот.

Как часто вы как владелец бизнеса принимаете участие в решении бухгалтерских, налоговых, кадровых вопросов?

Честно говоря, пока мы не заговорили об этом, я не считал. Если сложить всю административку, то получается, что в среднем за месяц выйдет 20-30% от рабочего времени. Конечно, я не сижу часами над каким-нибудь налоговым отчетом, но то тут, то там подключаюсь к решению вопросов. Возможно, это неправильно, но я по-другому не умею.

Опишите, как могла бы выглядеть идеальная организация административных процессов в вашей компании?

Айтишник должен айтить (смеется). Руководитель — руководить. Конечно, я хотел бы не касаться рутины и при этом не беспокоиться о ней. Также я бы хотел иметь доступ к отчетам и показателям в удобном читаемом виде и платить за это какие-то разумные деньги.

Что мы выяснили:

1. Административные бизнес-процессы компании зачастую бухгалтер организует так, как удобно ему, а руководитель вынужден подстраиваться.
2. Бухгалтер обычно не является управленцем, поэтому не имеет опыта в выстраивании бизнес-процессов компании, что отнимает время и силы руководителя и команды.
3. Руководители не знают, каким образом можно автоматизировать административные задачи и не беспокоиться.

Как бэк-офис решает данные проблемы:

1. Наша компания “Аудит А” занимается аутсорсингом бухгалтерии 27 лет. Мы просто не смогли бы одновременно вести учет сотен предприятий без кристально четкого и проверенного годами бизнес-процесса. Бухгалтер — исполнитель. Мы — партнер, а бэк-офис — это внедрение нашего бизнес-процесса для выстраивания эффективной и безотказной системы решения административных задач в вашей компании.
2. При разработке бэк-офиса для IT мы интегрировали в него наше фирменное супер решение, которое экономит ваше время и дарит ощущение спокойствия. Это СОУС — соглашение об уровне сервиса — документ, который поможет раз и навсегда зафиксировать ответственных и сроки решения любых вопросов. Ознакомившись с документом, вы будете знать, что и когда произойдет. Предсказуемость и планирование — залог спокойствия и эффективности.
3. Удаленный бэк-офис для IT компаний создан, чтобы избавить вас от административной рутины. Подключив услугу, вы делегируете важную часть бизнеса надежному партнеру, который способен не только исполнять ваши задачи, но и действовать на опережение, организуя и систематизируя свою зону ответственности.

Как вы взаимодействуете с бухгалтерией? Что нравится, а что раздражает?

Когда у меня был удаленный бухгалтер, напрягало, что он не был доступен в любой момент. То он за рулем, то на встрече. Нужно было договариваться заранее, чтобы созвониться. Он мог ответить на следующий день или забыть о моем вопросе, но, должен отметить, что такой формат способствовал организованности. Собрали вопросы, созвонились и обсудили все сразу. Сейчас у меня штатные специалисты, которые отвечают, конечно, оперативнее, но и взаимодействия стало в разы больше. Зайти в соседний кабинет и спросить, видимо, проще, чем подумать, принять решение и взять за него ответственность.

С какими сложностями вы сталкивались при работе с административными сотрудниками? Как вы с ними справлялись?

По большому счету, сложности те же, что и со всеми остальными сотрудниками. Один уволился, другой заболел, третий в отпуск по семейным обстоятельствам просится в середине проекта. Команда разработчиков большая — есть некоторая взаимозаменяемость. Административного персонала в принципе меньше, и все достаточно специализированы, поэтому выкручиваемся по ситуации. Стресс всегда, конечно.

Расскажите, как вы нанимаете административных специалистов?

HR у меня нет, поэтому старший офисный персонал и бухгалтеров, в том числе, я нанимаю сам. Мне приносят штук 20 резюме, я выбираю несколько. Договариваемся о встрече. Проблема в том, что, если из 10 кандидатов, согласившихся на встречу, придут 3 — 4 — это уже хорошо. А остальные несколько часов, которые были запланированы на собеседования, уходят в пустоту. Кроме того, мне порой сложно оценить компетенции, например, того же бухгалтера. Я же не бухгалтер.

Что мы выяснили:

1. Удаленная бухгалтерия работает медленно. Сложно получить оперативный ответ. Штатный специалист отнимает много времени на совещания и обсуждение вопросов.
2. Штатный персонал не взаимозаменяем. Нуждается в больничных и отпусках.
3. В любом штате имеет место текучка кадров, а найм отнимает много времени и сил.

Как бэк-офис решает данные проблемы:

1. Мы уже рассказывали о супер решении — СОУС, в котором зафиксированы точные сроки ответов на любые ваши обращения. Если вопрос сложный, решение может занять несколько часов. Однако большинство вопросов решается за пару минут с помощью персонального менеджера, который всегда на связи! Это наше правило!
2. Подключив удаленный бэк-офис, вы полностью закрываете вопрос с наймом, отпусками, больничными и увольнением части персонала. Даже если у вас сменится бухгалтер, вы ничего не заметите! А вместо траты времени на проведение собеседований, сможете уделить эти несколько часов тому, что давно откладывали!
3. За много лет работы мы наняли сотни бухгалтеров, кадровиков и специалистов по учету. Мы настроили свой бизнес, чтобы автоматизировать данный процесс. Не превращайтесь в HR. Пусть специалистов нанимают специалисты.

Оставьте заявку на подключение бэк-офиса, сообщите менеджеру промокод «Проверка2023» при подтверждении заявки с сайта и получите:

• Бесплатный экспресс-анализ вашей компании
• Помощь в регистрации компании
• Анализ возможных льгот для IT компаний и рекомендации в их получении
• Скидку 20% на первый месяц использования бэк-офиса.