Пять типичных ошибок директора в управлении бухгалтерией

Бухгалтерия в компании играет роль сопровождающую.
Живет отдельной от остального бизнеса жизнью, будто немного сбоку. Как результат — получает внимание директора по остаточному принципу. Цифра уделяемого времени руководством стремится к нулю.

В этой статье мы описали пять самых распространенных ошибок директора в управлении бухгалтерией и к чему это приведет.

Прочтите и узнаете:

• Почему бухгалтерия нуждается во внимании руководителя.
• Как оценить качество работы бухгалтерии в вашей компании.
• Как сделать бухгалтерию настоящим помощником и опорой бизнеса.

Ошибка №1 — отсутствие контроля за работой бухгалтерии

Традиционно бухгалтерия является наиболее автономным отделом компании.
Почему менеджер по продажам, логист или секретарь нуждаются в постоянном контроле, а бухгалтерия нет?
Ответ прост. Директор лучше понимает, как их контролировать. Знает, как измерить результаты менеджеров в количестве звонков, договоров, рублей, дней.

Представление о контроле бухгалтерии достаточно размытое.
Попробуйте максимально честно и подробно ответить на следующие вопросы сами себе:

• Чем именно занимаются ваши бухгалтеры прямо сейчас? А чем они будут заняты через месяц?
• Каков результат работы бухгалтерии? Как его можно измерить?
• По каким критериям вы оцениваете качество работы бухгалтеров?
• Как вы находите и используете точки контроля бухгалтерии?

Если вы смогли уверенно ответить на все 4 вопроса — поздравляем! Вы входите в очень малый процент директоров предприятий, понимающих важность контроля бухгалтерии.

Если с ответами возникли затруднения — тоже поздравляем! Вы только что нашли свою зону роста в качестве руководителя и узнали новый способ увеличить эффективность работы компании.

Не унывайте. Имея два десятка лет опыта управления бухгалтерией, мы сформулировали и описали основные зоны ее контроля. Начните разбираться в тонкостях управления бухгалтерией своего бизнеса с прочтения данной статьи “6 шагов для самостоятельной проверки работы бухгалтерии”.

Ошибка №2 — отсутствие целей и оценки результатов

Важнейшие отделы вашей компании, приносящие основной доход, со 100% вероятностью имеют цели, а вы периодически сверяете план и факт, даете сотрудникам обратную связь, вносите необходимые изменения.

Как быть с бухгалтерией? В чем ее главные задачи? Ввести документы в базу и подготовить отчет?

К сожалению, наш опыт управления бухгалтериями российских компаний показывает, что 4 из 5 бухгалтеров думает именно так. Неудивительно, что большинство директоров тоже считает подобное отношение к бухгалтерии нормой.

Сдать отчеты в срок безусловно важно, но прямо сейчас вы узнаете, какие еще результаты способна выдать бухгалтерия. Готовы?

• Отражение деятельности компании в онлайн режиме, чтобы вы могли в любой момент открыть базу 1С и увидеть реальные остатки на банковских счетах и в кассе.
• Проверка договоров, чтобы вы были уверены, все что вы подписываете безопасно в финансовой части.
• Ведение папки-досье на существующих контрагентов и проверка добросовестности новых контрагентов перед началом сотрудничества.
• Предоставление 20 числа каждого месяца отчета по основным статьям доходов, расходов, налогов и чистой прибыли за прошлый месяц, чтобы вы имели представление об актуальном состоянии бизнеса.
• Проведение ежеквартальных сверок расчетов с каждым покупателем и поставщиком.

Ну как? И это неполный перечень результатов работы правильно организованной бухгалтерии! Посчитайте, сколько пунктов выполняет ваша?

Ошибка №3 — мириться с отказом в предоставлении данных

Директор: Можешь сказать сколько мы должны поставщику?
Бухгалтер: Нет. Еще не отражены все документы поступления.

Директор: Сколько налогов в этом квартале?
Бухгалтер: Сегодня еще июнь, в июле к 25 числу и посчитаю.

Директор: Какие на завтра платежи по плану?
Бухгалтер: Еще не вечер.

Бухгалтер отказывается предоставлять данные, ссылаясь на различные “важные” факторы”, которые не позволяют ему сообщить однозначный ответ.

Как директору узнать, что данные действительно не могут быть предоставлены в настоящий момент? Как распознать ложь, когда бухгалтер скрывает или просто ленится. Директор же ничего не понимает в бухгалтерии! Можно ответить ему какую-нибудь ерунду. Он все равно не проверит, а поверит.

Настаивайте на том, чтобы ваши бухгалтеры показывали нужные цифры, когда это необходимо. Да, порой они будут примерные, но они будут у вас!

Ошибка №4 — не направлять бухгалтера на обучение

Ежемесячно государство меняет законодательство в области регулирования бизнеса, подготовки и сдачи отчетности. Меняются сроки уплаты налогов, реквизиты оплат. Периодически регулятор предоставляет отдельным отраслям субсидии и льготы.

Росстат и другие органы регулярно составляют и запрашивают новые отчеты. Не знали о нововведении? Не предоставили вовремя? Незнание закона не освобождает от штрафов!

Бухгалтер должен вовремя получать информацию об изменениях. Во-первых, чтобы избежать штрафов. Во-вторых, чтобы воспользоваться всеми возможными преференциями для снижения налоговой нагрузки и увеличения прибыли.

Обучение, проводимое несколько раз в год позволяет держать руку на пульсе и реагировать вовремя. Вспомните, когда ваш бухгалтер в прошлый раз проходил обучение, а лучше спросите об этом его и попросите подробно рассказать, как именно он контролирует изменения в законодательстве? Что нового произошло за последние 6 месяцев?

Ошибка №5 — не обсуждать с бухгалтером размер налогов и способы их снижения

Большая часть бухгалтеров видит свою работу так:

• Ввести первичные документы в базу
• Подготовить отчетность, нажав кнопку в базе
• Что вышло — то вышло.

Директор, помни! Налог компании можно оптимизировать. Для этого необходимо проанализировать, из чего сложились доходы, расходы, НДС.

Наш совет — 20 числа последнего месяца каждого квартала необходимо требовать у бухгалтера предоставление финансового отчета, в котором вы увидите доходы, расходы, налоги и безопасную долю вычета в вашем сегменте бизнеса.

Попросите бухгалтера предложить варианты максимального сближения показателей компании к безопасным для нее налогам.
Итак, мы рассмотрели 5 типичных ошибок в управлении бухгалтерией. Узнали себя? Не рискуйте, меняйте подход. Результаты вам понравятся!

Есть более приоритетные задачи? Делегируйте! Мы не просто бухгалтерия на аутсорсе, мы надежный бизнес-партнер. Организуем административный процесс вашей компании без стресса и сэкономим ваши средства.

Передайте нам контроль бухгалтерии или полный цикл ведения учета — ваше спокойствие наша забота.
https://audita.ru/buhgalterskie-uslugi/