6 шагов для самостоятельной проверки работы бухгалтерии

Обычно руководители прекрасно разбираются в бизнес-процессах компании, продвижении или управленческом учете, но им часто бывает неясно, как контролировать бухгалтера. Как убедиться, что учет в порядке? Как проверить, что в бухгалтерии присутствует столько сотрудников, сколько нужно?

В этой статье, узнаем, как найти ответы на все эти вопросы. Разделим работу бухгалтерии на несколько частей и выполним проверку каждой из них.

1. Проверка работы с документами и их отражение в базе

Пожалуй, это самая объемная часть, так как здесь проводится ревизия первичных документов. Попросите бухгалтера предоставить поквартальную расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности по каждому контрагенту и снабдить ее комментариями. Выясните, что уже сделано, чтобы закрыть долг, в какие сроки ожидается его погашение.

На что нужно обратить внимание:

1. Отсутствие долгов по документам перед вашей компанией
2. Подтвержденные цифры расчетов между вами и партнерами

Если оба пункта выполнены – все в порядке, и такой базовый чек-лист для проверки главного бухгалтера успешно пройден. Во всяком случае, в данном отношении. Если чего-то не хватает, выясните у бухгалтера, по какой причине это произошло и сделайте выводы.

Полезный лайфхак! Осмотритесь в кабинете бухгалтерии. Обратите внимание на то, как лежат документы и другие бумаги. Они рассортированы по папкам, подписаны и стоят на полке в строгом порядке или хаотично разбросаны в разных местах? А на что похож стол бухгалтера?

Если документы разбросаны по кабинету – есть вероятность, что такой же бардак и в учете вашей компании. Конечно, это не научный подход, и делать окончательные выводы только на его основе не стоит, но такой метод позволит за несколько секунд определить вероятность наличия проблемы.

2. Проверка корректности отражения банковской выписки

Откройте все расчетные счета в банках и посмотрите баланс на вчерашний день, ведь внутренний контроль расчетов крайне важен. Он должен совпадать с суммой в виджетах на начальной странице 1С. Не совпадает? Позовите бухгалтера и выясните, почему. Если у бухгалтера есть ответ – уже хорошо. Уточните, что предпринимается для того, чтобы устранить расхождение. Если вразумительного ответа у бухгалтера нет – стоит оперативно предпринять шаги для взятия ситуации под контроль.

3. Проверка расчетов с сотрудниками

Откройте вместе с бухгалтером карточку счета 71 в 1С. Посмотрите, какие суммы сотрудники получили у компании, но не отчитались, чтобы попутно осуществить внутренний аудит кассовой дисциплины. Уточните у бухгалтера, знает ли он, когда тот или иной сотрудник обещал сдать авансовый отчет. Поставьте себе на контроль и проследите за ситуацией.

4. Проверка сдачи отчетности

В системе передачи отчетов в налоговые и прочие государственные органы есть календарь, где указано, какие отчеты предстоит сдать, а какие уже сданы, и это помогает соблюдать регламент внутренней проверки финансовой отчетности. Проверьте прошлый период на предмет долгов. Если не все отчеты сданы в срок, обсудите с бухгалтером, что стало причиной задержки.

5. Проверка долгов и требований налоговой

Зайдите в систему, которую вы используете для подачи отчетности, и проверьте, какие требования пришли за последний год. К примеру, есть ли долги перед бюджетом или вопросы по сданной отчетности, а также, кого из контрагентов проверяют в настоящий момент. С помощью данного метода вы можете узнать много нового о репутации своей компании в налоговых органах, что особенно полезно, когда проводится внутренний аудит перед налоговой проверкой. Обсудите с бухгалтером текущую ситуацию.

6. Проверка соответствия количества персонала объему выполняемых задач

Для решения этой задачи есть 2 пути:

• Довериться своему главному бухгалтеру.
• Заказать услугу проверки оптимальности нагрузки на бухгалтерию у специалистов в этой области.

Какой вариант выбрать?
Все зависит от ситуации. Если главный бухгалтер работает в компании относительно недолго или вы нашли недочеты в предыдущих пунктах, есть основания передать данную задачу на проверку сторонним экспертам.

Мнение со стороны может обнаружить неочевидные аспекты деятельности бухгалтерии, а также ошибки, выявляемые при внутреннем аудите, оптимизация которых поможет снизить издержки и ускорить процесс решения текущих задач.

Эксперты Аудит А готовы помочь с решением данных задач, если самостоятельная проверка бухгалтерии собственником бизнеса вызывает сложности. Мы разработали удобный и быстрый формат проверки — Экспресс-анализ. В ходе процедуры мы проверим бухгалтерию, подскажем, какая периодичность проведения внутренних проверок необходима, и научим вас выполнять данную проверку самостоятельно. Экспресс-анализ включает:

• Проверку состояния налогового учета
• Проверка состояния бухгалтерского учета
• Проверка работы сотрудников
• Отчет по итогам анализа
• Консультацию эксперта по итогам проведенной проверки
• Реестр замечаний с подробным описанием выявленных ошибок и рекомендации по их исправлению

Оставьте заявку на Экспресс-анализ и приведите бухгалтерию в идеальный порядок.