С 1 января 2026 года через операторов ЭДО больше нельзя обмениваться электронными товарными накладными и актами, составленными по старым форматам ФНС; эти форматы утрачивают силу. Формализованный электронный документооборот в XML переходит на УПД 5.03 и связанные с ним форматы.

Данные изменения изначально выглядели как запрет обмена актами по ЭДО и создали что-то вроде паники на рынке. Но не все так плохо. Бумажные документы и электронные файлы в PDF с электронной подписью сохраняются как допустимые способы оформления первички. Рассказываем подробно обо всех изменениях.

Что меняется ровно с 01.01.2026

С 1 января 2026 года меняется не сама идея акта или накладной, а способ электронного обмена этими документами через операторов ЭДО. ФНС прекращает действие утверждённых XML-форматов электронного документа о передаче товаров (электронная ТОРГ-12) и документа о передаче результатов работ (услуг) в электронной форме, которые сейчас используются в формализованном ЭДО. Это означает, что привычные «структурированные» электронные накладные и акты в старых форматах перестанут проходить через операторов, но потребность в первичных документах никуда не исчезает. Налоговая служба прямо ориентирует бизнес на универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03 как базовый электронный документ для отгрузки товаров, работ и услуг. При этом ФНС отдельно подчёркивает: бумажные документы и неформализованные электронные файлы (например, PDF с подписью) остаются допустимыми и после 2026 года. (Федеральная налоговая служба)

В ежедневной работе это воспринимается как «запрет актов по ЭДО», хотя точнее говорить о запрете старых форматов в структурированном электронном обмене. Если компания продолжает работать на бумаге или пересылает PDF-документы с электронной подписью, её процессы могут вообще не измениться. Но если вы сейчас обмениваетесь через оператора ЭДО формализованными ТОРГ-12 и актами по xsd-схемам ФНС, именно этот канал обмена нужно перестроить под УПД 5.03. В противном случае с 1 января 2026 года часть документов просто не будет принята оператором, а это риски срыва закрывающих документов, задержек в выручке и проблем с налоговым учётом. (Федеральная налоговая служба)

Коротко, что важно держать в голове уже сейчас: меняется не хозяйственная операция, а упаковка данных для её отражения в учёте и налогах. Электронная накладная или акт в старом формате перестанут быть «проездным билетом» в сторону ФНС, но сами по себе акты и накладные, как вид первички, никуда не исчезают. УПД 5.03 берёт на себя функцию и отгрузочного документа, и счёта-фактуры, а бумага и неформализованные электронные файлы остаются легальными способами оформить факт поставки или оказания услуги.

Ключевые акценты можно свести к нескольким пунктам:

• запрещают не акты и накладные как вид первичного документа, а их старые формализованные электронные форматы в ЭДО;
• электронный УПД формата 5.03 становится рекомендованным (по сути — обязательным для формализованного ЭДО) вариантом для тех, кто работает через операторов;
• бумажные ТОРГ-12 и акты, а также PDF-документы с электронной подписью продолжают жить и после 2026 года;
• организациям на формализованном ЭДО нужно обновить учётные системы и регламенты, чтобы не «встать» 1 января 2026 года из-за неподдерживаемого формата;
• переход на УПД можно и желательно начать заранее, не дожидаясь формального дедлайна. (Федеральная налоговая служба)

⚠️ Важно. Формулировка ФНС означает запрет именно на обмен через операторов ЭДО электронными товарными накладными и актами, составленными по старым утверждённым форматам, а не запрет на сам документ «акт» или «накладная». На бумаге и в неформализованном электронном виде такие документы могут применяться и после 1 января 2026 года, если это соответствует учётной политике и договорённостям сторон. (Федеральная налоговая служба)

Суть в трёх тезисах

1. С 01.01.2026 старые XML-форматы электронных товарных накладных и актов выполненных работ (утверждённые приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552) больше не будут проходить через операторов ЭДО — оператор просто не примет такие файлы. (Федеральная налоговая служба)
2. Базовое решение, которое предлагает ФНС для формализованного электронного обмена, — переход на универсальный передаточный документ формата 5.03, утверждённый приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@; именно этот формат совмещает первичный документ и счёт-фактуру. (Федеральная налоговая служба)
3. После 01.01.2026 по-прежнему можно оформлять первичные документы на бумаге или в виде неформализованных электронных файлов (например, PDF с электронной подписью), и сочетать бумажные акты с электронными счетами-фактурами, если такой порядок уже применяется. (Федеральная налоговая служба)

Что именно «запрещают»

ФНС формулирует изменения так: с 1 января 2026 года налогоплательщики не смогут обмениваться через операторов электронного документооборота электронными документами, составленными по форматам товарной накладной и акта выполненных работ, в связи со вступлением в силу приказа ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Речь идёт о конкретных форматах электронных документов, утверждённых приказами от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552, — эти xsd-схемы перестают применяться в формализованном ЭДО. (Федеральная налоговая служба)

Приказ не запрещает оформлять накладные и акты как вид первичных документов и не отменяет бумажные формы. Он также не запрещает создавать электронные версии этих документов в неформализованном виде (например, в PDF), если они отвечают требованиям к первичке и подписаны надлежащим образом. Под запрет попадает только структурированный обмен через операторов ЭДО по старым утверждённым форматам. Главное следствие для бизнеса — необходимость перестроить формализованный электронный документооборот на новые решения, в первую очередь на УПД 5.03, а не отказ от самих актов или накладных. (Федеральная налоговая служба)

⚠️ Важно. Если вы сейчас не используете формализованные форматы ТОРГ-12 и акта в ЭДО, а работаете на бумаге или обмениваетесь сканами/файлами с электронной подписью, то прямой «запрет» может вас не затронуть. Но при переходе на ЭДО после 2026 года ориентироваться всё равно придётся на УПД 5.03 и новые форматы счётов-фактур, а не на старые xsd-схемы.

Кому стоит читать дальше (быстрая самодиагностика)

Если вы хотите понять, относитесь ли вы к тем, на кого изменения повлияют непосредственно, можно пройти короткий чек-лист. Каждый ответ «да» добавляет оснований внимательно готовиться к переходу.

• В вашей учётной системе есть отдельные типы документов «электронная товарная накладная» или «электронный акт», которые выгружаются в формате XML и отправляются через оператора ЭДО.
• Вы используете структурированные форматы ФНС (формализованный ЭДО): документы проходят статусы обработки, автоматически загружаются в учётную систему и участвуют в автоматических сверках с налоговой.
• В договорах или регламентах обмена у вас прямо прописано, что стороны направляют друг другу товарные накладные и акты в электронном виде через конкретного оператора ЭДО.
• В интерфейсе ЭДО-модуля или у оператора вы видите отдельные кнопки/формы «Товарная накладная» и «Акт выполненных работ», а не только УПД.
• Существенная доля ваших контрагентов уже давно работает в формализованном ЭДО и ожидает от вас электронные ТОРГ-12 и акты в структурированном виде, а не только PDF или бумагу.

Если хотя бы один из пунктов про вас, дальнейшие разделы помогут понять, какие именно форматы прекращают действовать, на какую нормативную базу опираться, как перестроить договоры и регламенты и какие варианты есть, если УПД по каким-то причинам не подходит. Если ни один пункт не совпадает, имеет смысл всё равно знать общие правила, чтобы не строить новые процессы на устаревших форматах.

Нормативная база: какие приказы меняют правила и что в них главное

Изменения в электронном документообороте с 1 января 2026 года опираются не на единичное письмо, а на связку нормативных актов ФНС и разъясняющих материалов. Базовый документ — приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, который устанавливает прекращение действия форматов электронного документа о передаче товаров и документа о передаче результатов работ (услуг) с указанной даты. Эти форматы были изначально утверждены приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552; именно они лежали в основе «электронной ТОРГ-12» и «электронного акта» в формализованном ЭДО. (Федеральная налоговая служба)

Параллельно действует приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, которым утверждены форматы электронных счетов-фактур и универсального передаточного документа, включая формат УПД 5.03. Именно этот документ задаёт структуру реквизитов, по которой с 2026 года ФНС ожидает видеть электронную первичку в формализованном ЭДО. ФНС в официальных новостях и информационных сообщениях прямо рекомендует бизнесу не дожидаться 2026 года и заранее перейти на УПД как основной отгрузочный документ, чтобы переход не оказался резким. (Федеральная налоговая служба)

Отдельного внимания заслуживают публичные разъяснения ФНС, где налоговая служба успокаивает бизнес по поводу бумаги и неформализованных документов. В них подчёркивается, что отмена форматов касается только обмена через операторов ЭДО и не затрагивает возможность оформлять первичные учётные документы в виде неформализованных электронных документов и на бумаге. Бумажные формы товарной накладной и акта оказанных услуг по-прежнему могут применяться, а сценарий «бумажные акты + электронные счета-фактуры» прямо назван допустимым и после 2026 года. (Федеральная налоговая служба)

Кратко перечень ключевых актов и позиций:

• приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ — прекращает действие форматов электронного документа о передаче товаров и документа о передаче результатов работ (услуг) с 01.01.2026;
• приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 — те самые отменяемые форматы электронных товарной накладной и акта; (Федеральная налоговая служба)
• приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ — утверждает новые форматы электронных счетов-фактур и универсального передаточного документа (в т.ч. УПД 5.03); (Федеральная налоговая служба)
• информационные сообщения ФНС 2025 года о переходе на УПД и отмене форматов ТОРГ-12/акта — поясняют, что бумага и неформализованные документы сохраняются, и рекомендуют переходить на УПД заранее. (Федеральная налоговая служба)

Важно понимать, что эти документы не меняют базовые требования к первичным учётным документам, установленным законом о бухгалтерском учёте. Они меняют только то, какие формализованные электронные форматы признаются ФНС для обмена через операторов. Поэтому все привычные требования к реквизитам первички — содержание операции, дата, стороны, измерители, подписи — по-прежнему должны выполняться независимо от того, используется ли УПД, бумажный акт или PDF-документ.

Какие форматы прекращают действовать с 01.01.2026

Формально с 1 января 2026 года прекращают действовать и не могут использоваться в формализованном ЭДО форматы электронного документа о передаче товаров и электронного документа о передаче результатов работ (услуг), утверждённые приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552. Именно на их основе операторы ЭДО строили поддерживаемые типы документов «электронная товарная накладная» и «электронный акт выполненных работ». После вступления в силу приказа ЕД-7-26/28@ эти форматы считаются отменёнными, и обмен по ним через операторов ЭДО будет прекращён. (Федеральная налоговая служба)

На практике это означает, что любые XML-файлы, сформированные по старым xsd-схемам ТОРГ-12 и акта, оператор ЭДО будет либо отклонять на уровне технического контроля, либо не передавать контрагенту. Даже если стороны формально договорились продолжать обмениваться такими документами, ФНС не рассматривает эти форматы как актуальные для структурированного документооборота. Для налогового и бухгалтерского учёта придётся либо переходить на УПД 5.03, либо оформлять накладные и акты в бумажном или неформализованном виде.

Основные «отменяемые» форматы:

• электронный документ о передаче товаров (электронная ТОРГ-12) по формату из приказа ФНС № ММВ-7-10/551;
• электронный документ о передаче результатов работ (услуг) (электронный акт) по формату из приказа ФНС № ММВ-7-10/552;
• связанная с ними логика формализованного обмена через операторов ЭДО, в том числе статусы и шаблоны, завязанные на эти xsd-схемы. (Федеральная налоговая служба)

Итог в одном предложении: с 01.01.2026 электронные ТОРГ-12 и акты в старых утверждённых форматах перестают существовать как поддерживаемый ФНС формат для обмена через операторов ЭДО, и их место в формализованном обмене занимает УПД формата 5.03.

Что ФНС считает альтернативой: УПД 5.03

ФНС прямо указывает, что для создания актов и накладных в электронной форме с 2026 года можно и следует применять универсальный передаточный документ формата 5.03. Этот формат утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и описывает структуру реквизитов, достаточную как для первичного учётного документа, так и для счёта-фактуры. В разъяснениях ФНС подчёркивается, что УПД 5.03 является многофункциональным документом и может использоваться как вместо пары «накладная + акт», так и параллельно с отдельными документами. (Федеральная налоговая служба)

Фактически УПД становится универсальным формализованным «контейнером» для данных об отгрузке товаров, выполнении работ и оказании услуг. Он позволяет в одном документе зафиксировать и факт передачи, и информацию для расчёта НДС, и реквизиты сторон, и основания сделки. В зависимости от статуса и режима использования УПД может применяться либо как полноценный заменитель счета-фактуры и первички, либо только как первичный документ без налогового блока. Для бизнеса это означает возможность унифицировать электронный документооборот: вместо трёх-четырёх видов формализованных документов в ЭДО остаётся один основной формат.

Условно, что «закрывает» УПД 5.03 в электронном ЭДО:

• функции товарной накладной: описание номенклатуры, количества, цены, суммы, условий поставки;
• функции акта выполненных работ/оказанных услуг: описание результата, периода, объёма, стоимости и сторон;
• функции счёта-фактуры (при соответствующем статусе): реквизиты, необходимые для исчисления и вычета НДС;
• сопроводительную информацию для учётной системы и обмена через оператора ЭДО (идентификаторы, статусы, технические поля). (Федеральная налоговая служба)

Таким образом, УПД 5.03 — не просто ещё один формат, а новая точка стандартизации электронного документооборота: ядро, вокруг которого строится учётная и налоговая логика при обмене через операторов ЭДО.

Что НЕ отменяют: бумага и неформализованные электронные документы

В публичных разъяснениях ФНС отдельно развенчивает опасение, что с 2026 года «запрещают акты и накладные вообще». Налоговая служба подчёркивает, что после 1 января 2026 года сохраняется возможность создавать первичные учётные документы в виде неформализованных электронных документов и на бумаге. Это значит, что если сейчас организация оформляет первичку на бумаге и, например, использует электронные счета-фактуры, она может продолжить работать так же и в 2026 году. Бумажные формы товарной накладной и акта оказанных услуг отменяемыми приказами не затрагиваются. (Федеральная налоговая служба)

Миф. С 2026 года нельзя будет оформлять ТОРГ-12 и акты вообще, всё придётся переводить только в УПД.

Факт. С 2026 года нельзя будет обмениваться через операторов ЭДО электронными ТОРГ-12 и актами в старых формализованных форматах, но бумажные формы и неформализованные электронные документы (PDF, сканы с электронной подписью и т.п.) остаются допустимыми. ФНС прямо приводит пример: если сейчас компания обменивается бумажными актами и электронными счетами-фактурами, этот порядок можно сохранить и после 1 января 2026 года. (Федеральная налоговая служба)

Распространённый практический сценарий: услуги оформляются бумажными актами, которые подписываются «живыми» подписями и передаются курьером или почтой, а НДС закрывается электронными счетами-фактурами в формате ФНС. Такой «смешанный» режим ФНС допускает и после 2026 года. Аналогично можно использовать неформализованный электронный акт в виде PDF, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, при соблюдении требований к юридической силе и хранению.

По сути, изменения затрагивают только тех, кто хочет или обязан использовать формализованный ЭДО. Возможность работать на бумаге или в «полуэлектронном» режиме с PDF-документами сохраняется, хотя в долгосрочной перспективе бизнесу всё равно приходится ориентироваться на стандарты ФНС в части форматов и контроля данных.

Какие документы под ограничением в ЭДО и чем их заменить

Ограничения с 2026 года касаются именно формализованного обмена через операторов ЭДО электронными товарными накладными и актами в старых форматах. В зоне риска оказываются сценарии, где компании полагаются на автоматическую выгрузку и загрузку таких документов: приём товаров по электронной ТОРГ-12, закрытие услуг электронным актом с дальнейшей автоматической проводкой в учёте, массовые поставки с минимальным участием бухгалтерии. Если ничего не менять, 1 января 2026 года часть этих цепочек просто перестанет отрабатывать. (Федеральная налоговая служба)

На практике под ограничением оказываются: электронные накладные и акты, созданные по отменяемым форматам ФНС; любые модули учётных систем и интеграции с операторами ЭДО, которые «зашиты» под эти xsd-схемы; старые шаблоны договоров, где прямо упоминается обмен накладными и актами в электронном виде по формализованным форматам ФНС. Задача бизнеса — по каждой такой точке понять, что именно перестанет работать «как прежде» и какой вариант замены выбрать: переход на УПД 5.03, сохранение бумаги, переход на неформализованный электронный документ или комбинацию этих вариантов. (esphere.ru)

В общем виде алгоритм замены выглядит так:

• зафиксировать, какие формализованные документы вы сейчас отправляете и принимаете через ЭДО (электронная ТОРГ-12, электронный акт, УПД старой версии и т.п.);
• проверить у оператора ЭДО и в учётной системе поддержку формата УПД 5.03, а также возможность работать с неформализованными электронными документами;
• определить по типам операций (товары, услуги, работы, агентские схемы, НДС/без НДС), где удобнее перейти на УПД, а где оставить бумагу или PDF;
• скорректировать договоры, регламенты и полномочия, чтобы новые форматы и порядок обмена были прямо согласованы с контрагентами;
• протестировать новые сценарии до конца 2025 года и убедиться, что ни одна цепочка документооборота не «обрывается» на стороне оператора или учётной системы.

Электронная ТОРГ-12 и электронный акт: что прекращается

Для электронных ТОРГ-12 и актов, которые сейчас отправляются в виде XML-файлов по формализованным форматам ФНС, с 1 января 2026 года прекращается возможность обмена через операторов ЭДО. Оператор больше не сможет принять и передать такие документы, даже если учётная система по-прежнему умеет их формировать. Это означает конец «классического» сценария, когда в ЭДО есть отдельные сущности «электронная накладная» и «электронный акт», которые автоматически проходят статусы, загружаются в учёт и участвуют в сверке с ФНС. (Федеральная налоговая служба)

При этом сами накладные и акты как первичные документы никуда не исчезают. Организация всё так же обязана оформлять первичку на товары, работы и услуги, хранить её установленный срок и представлять по требованию контролёров. Меняется только допустимый формат формализованного электронного обмена. Вместо старых XML-форматов ТОРГ-12 и акта ФНС ориентирует на УПД 5.03, а в качестве альтернативы оставляет бумагу и неформализованные электронные документы. Таким образом, задача бизнеса — не «отказаться от актов», а перевести их отражение в ЭДО в допустимый формат или определить, что по конкретным операциям достаточно бумажной или неформализованной формы.

Сохранится и часть прежней логики учётных систем: УПД 5.03 может быть настроен так, чтобы автоматически формировать необходимые проводки в бухгалтерском и налоговом учёте, подставлять данные по НДС и участвовать в сверках с ФНС. Однако для этого придётся обновить конфигурации, протестировать интеграции с оператором ЭДО и убедиться, что все статусы и маршруты согласования подстроены под новый формат.

Таблица «было/стало»: ТОРГ-12/акт → УПД/бумага/неформализованный

Ниже — типовые сценарии и варианты, как они могут выглядеть после 1 января 2026 года. Таблица показывает, что «запрет» старых форматов не означает единственного пути, но в большинстве случаев УПД 5.03 всё же становится базовым вариантом для электронного обмена.

Таблица показывает, что критичен именно формализованный ЭДО со старыми форматами. Там, где используется бумага или неформализованные файлы, форматы не блокируются, но бизнесу всё равно нужно привести договоры и внутренние регламенты в согласованный вид и зафиксировать выбранные варианты.

Мини-шаблон формулировки для договора/регламента

Чтобы зафиксировать переход на УПД или альтернативные способы обмена первичкой, достаточно нескольких аккуратных формулировок в договоре и внутреннем регламенте. Важно, чтобы стороны однозначно понимали, каким документом подтверждается исполнение обязательств и в какой форме он направляется.

Пример базовой формулировки для договора:

«Стороны договорились, что с 1 января 2026 года факты отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг подтверждаются универсальным передаточным документом, составляемым в электронной форме по формату 5.03, утверждённому ФНС России. Обмен УПД осуществляется через оператора электронного документооборота с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей уполномоченных лиц сторон.»

Если по части контрагентов вы сохраняете бумагу или неформализованные документы, можно добавить:

«В случаях, когда стороны не используют формализованный электронный документооборот, факты оказания услуг (выполнения работ) подтверждаются актами, оформляемыми на бумажном носителе либо в виде неформализованных электронных документов (например, PDF-файлов), подписанных усиленными квалифицированными электронными подписями. Конкретный способ обмена первичными документами согласуется сторонами в переписке и/или в приложениях к договору.»

Такие формулировки помогают снизить риски споров и дают опору для обновления учётной политики и регламентов документооборота внутри компании.

Кого коснутся изменения: быстрый тест по вашим процессам

Изменения с 2026 года по-разному заденут компании в зависимости от того, как устроен документооборот сейчас. Один и тот же бизнес может одновременно использовать формализованный ЭДО с крупными контрагентами, PDF-документы с небольшими партнёрами и бумагу с отдельными клиентами. Чтобы не тратить ресурсы на лишние изменения и не упустить критичные точки, полезно пройти «дерево решений» и чек-лист по текущим процессам. (esphere.ru)

Сначала разделите контур на три ветви: формализованный ЭДО (структурированные документы), неформализованный электронный обмен (PDF, сканы, файлы с ЭП) и бумага. Для каждой ветви ответьте на вопросы: есть ли у вас электронные ТОРГ-12 и акты по старым форматам, насколько критично время закрытия документов, какие системы и операторы задействованы, сколько контрагентов попадает в каждую группу. Такой разбор покажет, где переход на УПД 5.03 обязателен и срочен, а где можно ограничиться уточнением регламентов и договоров.

Чек-лист для общей диагностики:

• используете ли вы XML-форматы накладных и актов, которые автоматически проходят статусы в ЭДО и загружаются в учётную систему;
• есть ли у вас в договорах прямые отсылки к электронным ТОРГ-12 и актам через конкретного оператора;
• обменяетесь ли вы с контрагентами неформализованными электронными документами (PDF, сканы) через ЭДО или по e-mail;
• доля операций, которые закрываются только в бумажном виде, без ЭДО и PDF;
• есть ли различия в подходе к НДС: часть операций с НДС, часть без НДС, агентские схемы и т.п.

Если по итогам такого теста выясняется, что формализованный ЭДО с электронными ТОРГ-12 и актами занимает значительную часть оборота, переход на УПД 5.03 и перепроектирование процессов становится приоритетной задачей на 2025 год.

Если у вас формализованный ЭДО (структурированные документы)

Формализованный ЭДО легко узнать по нескольким признакам. Документы передаются в виде структурированных XML-файлов, проходят статусы «отправлен», «доставлен», «подписан», «отклонён» и т.п. Учётная система умеет автоматически загружать и проводить такие документы, а бухгалтерия видит их не как «прикреплённый файл», а как отдельный объект учёта. Обычно речь идёт о сценариях, где используются утверждённые ФНС форматы счётов-фактур, УПД и, до 2026 года, электронных накладных и актов. (Федеральная налоговая служба)

Чек-лист признаков формализованного ЭДО:

• в интерфейсе ЭДО-системы есть отдельные типы «счёт-фактура», «УПД», «накладная», «акт», а не только универсальный «документ» с файлом;
• документы передаются и хранятся в формате XML, а PDF или сканы выступают лишь визуальными представлениями;
• статусы документов обрабатываются автоматически, есть интеграция с учётной системой и обмен с ФНС по регламентам;
• часть настроек в 1С или другой системе прямо ссылается на форматы ФНС (например, версия формата 5.03 для УПД).

Если вы отмечаете большинство этих пунктов, именно ваши процессы сильнее всего попадут под влияние отмены старых форматов ТОРГ-12 и акта. Вам нужно заранее убедиться, что: учётная система поддерживает УПД 5.03; оператор ЭДО готов работать с этим форматом; маршрут согласования и подписания адаптирован под новый документ; договоры с ключевыми контрагентами обновлены с учётом УПД. Без этого формализованный контур рискует остановиться с 1 января 2026 года.

Если вы отправляете PDF/сканы с электронной подписью

Многие компании используют электронный документооборот в неформализованном режиме: отправляют контрагентам PDF-акты и накладные, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, иногда через оператора ЭДО, иногда по e-mail или в личных кабинетах. Такие документы относятся к неформализованным электронным первичным документам. ФНС в разъяснениях подтверждает, что после 1 января 2026 года возможность применять такие документы сохраняется, если соблюдены требования к реквизитам и юридической силе. (Федеральная налоговая служба)

В этом режиме вы не завязаны на конкретные xsd-схемы ФНС, а значит, прямой запрет старых форматов ТОРГ-12 и акта вас не затрагивает. Однако остаются общие риски: корректность электронной подписи, надёжность хранения, возможность доказать целостность документа и принадлежность подписи конкретному лицу. Кроме того, при массовом документообороте неформализованные PDF-файлы сложнее автоматизировать, чем УПД.

Условная «рамка можно/нельзя» для PDF-документов с ЭП:

• можно использовать PDF-акты и накладные как первичку, если документ содержит все обязательные реквизиты, подписан усиленной квалифицированной ЭП и организовано надёжное хранение;
• можно отправлять такие документы через оператора ЭДО, если он поддерживает неформализованный обмен, либо по иным каналам связи, согласованным сторонами;
• нельзя считать такие документы формализованными в смысле форматов ФНС — они не подменяют собой УПД 5.03 и не решают задачу стандартизированного обмена с налоговой;
• нельзя игнорировать требования к срокам хранения, резервному копированию и доступу: потеря PDF-документов с ЭП равнозначна потере бумажной первички.

Таким образом, если вы работаете преимущественно с PDF-документами, вам важно не столько менять формат, сколько систематизировать требования к подписанию, хранению и отражению таких документов в учёте, а также понимать, когда и зачем переходить на УПД 5.03.

Если вы на бумаге или у вас смешанный режим

Бумажный документооборот формально меньше всего затронут изменениями форматов. Бумажные формы товарной накладной и акта оказанных услуг остаются допустимыми и после 2026 года, и ФНС прямо указывает, что если сейчас компания обменивается бумажными актами и электронными счетами-фактурами, этот порядок можно сохранить. Тем не менее, даже при бумажной первичке компании часто используют электронные инструменты для счётов-фактур, уведомлений и согласований, поэтому полностью «отгородиться» от темы УПД не получится. (Федеральная налоговая служба)

Типовые комбинации, которые можно сохранить и в 2026 году:

• бумажная накладная (ТОРГ-12) + электронный счёт-фактура в формате ФНС;
• бумажный акт оказанных услуг + электронный счёт-фактура;
• бумажная первичка + электронные уведомления и сверки через оператора ЭДО без передачи формализованных накладных и актов;
• бумага для небольших контрагентов и УПД 5.03 в электронном виде для крупных партнёров, где важна автоматизация.

Если у вас смешанный режим, ключевой вопрос — не столько «что запрещают», сколько «где выгодно перейти на УПД 5.03». Для крупных объёмов и массовых сделок УПД позволяет экономить время и снижать риски ошибок. Для эпизодических операций и небольших контрагентов бумага может оставаться приемлемым вариантом. Важно лишь зафиксировать в договорах и учётной политике, какие варианты используются, чтобы у контролёров не было вопросов к последовательности и обоснованности выбранного подхода.

УПД 5.03 простыми словами: как заменить акт и накладную

Что такое УПД и какие задачи он закрывает

Универсальный передаточный документ — это электронный документ, который объединяет в себе два слоя информации: данные первичного учётного документа (накладной или акта) и, при необходимости, реквизиты счёта-фактуры. ФНС прямо описывает УПД как документ, содержащий данные об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав и, при выбранном режиме, сведения для исчисления НДС. (Налоговая служба)

По сути, УПД 5.03 — это официальный «универсальный контейнер» для отгрузочных и закрывающих документов в электронном виде. Вместо того чтобы поддерживать отдельные форматы электронной накладной и акта, ФНС предлагает перейти к одному формату, который покрывает большинство привычных задач. Именно версия 5.03 утверждена приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и становится базовым форматом для формализованного ЭДО; прежние версии и сопутствующие форматы постепенно выводятся из оборота. (Налоговая служба)

Условно можно разделить задачи УПД на две группы — что он закрывает и чего не делает сам по себе:

УПД закрывает:

• фиксацию факта отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг как первичный документ; (Налоговая служба)
• оформление оснований для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте;
• при соответствующем статусе — выполнение функций счёта-фактуры для целей НДС; (КонсультантПлюс)
• стандартизированный обмен через операторов ЭДО по формату, который ФНС прямо поддерживает и контролирует. (Налоговая служба)

УПД не закрывает сам по себе:

• все договорные вопросы (штрафы, особые условия расчётов, нестандартные основания расчёта — это по-прежнему зона договора и спецификаций);
• организационные регламенты согласования, маршруты согласования и внутренние акты — они настраиваются отдельно;
• вопросы, связанные с неформализованным документооборотом (PDF-акты, бумага), если вы сознательно сохраняете смешанный режим. (buhonline.ru)

Главная мысль: УПД 5.03 — это не «ещё один документ», а единая формализованная точка входа в электронный учёт. С точки зрения ФНС именно он должен заменить электронные ТОРГ-12 и акты в ЭДО с 2026 года. (Налоговая служба)

УПД со счётом-фактурой и без неё: когда какой

УПД может использоваться в двух основных режимах: как документ, совмещённый со счётом-фактурой, и как «чистая» первичка без налогового блока. ФНС и профессиональные издания описывают этот выбор через статусы УПД и контекст операции: есть НДС или нет, требуется ли отдельный счёт-фактура, как устроена схема расчётов. (КонсультантПлюс)

Для практики удобна таблица выбора:

В общем виде:

• если операция облагается НДС и стороны готовы упростить документооборот — удобнее использовать УПД со счётом-фактурой в одном документе;
• если НДС нет или налоговый учёт не привязан к этому документу напрямую — достаточно УПД без счёта-фактуры;
• при сложных агентских и многоступенчатых схемах часто оставляют раздельные документы: УПД как первичку и отдельный счёт-фактуру по договорённости сторон. (КонсультантПлюс)

Важно заранее описать эти варианты в учётной политике и договорных шаблонах, чтобы бухгалтерия, юристы и операторы ЭДО одинаково понимали, какой режим применять для конкретного вида операций.

Как в УПД «помещается» акт услуг/работ

Для услуг и работ ключевой вопрос — не только факт передачи результата, но и его содержание: какой объём, за какой период, на каком основании и кто именно принял результат. УПД 5.03 позволяет перенести всю эту информацию в структурированном виде, но ответственность за заполнение остаётся на стороне отправителя. (КонсультантПлюс)

Чтобы УПД корректно заменял акт, документ должен содержать по смыслу те же обязательные реквизиты первички:

• предмет услуги или работы — что именно сделано (формулировка должна позволять однозначно идентифицировать результат);
• период оказания услуги или выполнения работы — даты начала и окончания или период в целом;
• объём — количество, время, список закрываемых задач/этапов, если это часть большого проекта;
• стоимость и валюта расчётов, в том числе ставка и сумма НДС (если применимо);
• стороны — полные наименования, ИНН/КПП, реквизиты договора или иного основания;
• отметка о приёмке — подпись (электронная подпись) уполномоченного лица заказчика. (Документы Конституционного суда)

Внутри УПД эти сведения распределяются по строкам табличной части и реквизитам «основание», «договор», «период», «комментарии». Ошибка здесь типична: перенести в УПД только общую сумму, а описание оставить слишком коротким. Формулировка «услуги по договору» без детализации — слабое место при споре или проверке. Лучше заранее разработать типовые шаблоны заполнения УПД для разных видов услуг, чтобы каждый документ содержал достаточную расшифровку.

Исправления и корректировки: что предусмотреть в процессе

Ошибки и корректировки в УПД неизбежны: меняется объём услуг, выявляются расхождения по количеству товаров, контрагент находит неточность в реквизитах. При подготовке к 2026 году важно заранее описать алгоритм работы с такими ситуациями, чтобы бухгалтерия и операторы ЭДО не действовали «по вдохновению».

Практический алгоритм может выглядеть так:

1. Фиксация расхождения. Получатель документа фиксирует проблему: расхождение по количеству, цене, описанию услуги, дате, реквизитам сторон. Лучше всего делать это в переписке и, по возможности, через функционал ЭДО (комментарий, отказ в приёмке).
2. Решение: исправление или корректировка. Если ошибка чисто техническая (описка в реквизитах, неверное наименование при неизменной сумме), оформляется исправленный УПД. Если меняются количественные или стоимостные показатели, готовится корректировочный документ по правилам, вытекающим из приказа о форматах. (КонсультантПлюс)
3. Выпуск нового документа. Отправитель формирует новый УПД (исправленный или корректировочный) с ссылкой на исходный документ и передаёт его через ЭДО. Важно, чтобы учётная система корректно «связала» документы между собой.
4. Подписание и контроль статусов. Получатель проверяет содержание, подписывает или мотивированно отклоняет документ. Бухгалтерия отслеживает, что корректирующие документы проведены в учёте и по НДС.
5. Обновление регламентов и шаблонов. Если одинаковые ошибки повторяются, имеет смысл исправить шаблоны или инструкции по заполнению УПД, а не бороться с последствиями каждый месяц.
6. Архивирование. Все версии документов (исходная, исправленная, корректировочная) должны быть доступны в архиве и связаны между собой так, чтобы при проверке можно было восстановить историю изменений.

Чем больше таких правил закреплено заранее, тем меньше вероятность, что с 2026 года корректировки УПД превратятся в серию споров с контрагентами и налоговой.

Как подготовиться до 1 января 2026: пошаговый план перехода

Переход на УПД 5.03 и отказ от старых форматов электронной ТОРГ-12 и акта — это не только задача бухгалтерии. В неё вовлечены ИТ-служба, юристы, закупки, продажи и иногда подразделения, отвечающие за интеграции с операторами ЭДО. Чтобы не оказаться в ситуации, когда 1 января 2026 года часть документов не проходит через оператора, стоит разложить подготовку на понятные шаги и назначить ответственных.

Шаг 1 — инвентаризация: какие документы и форматы вы реально отправляете

Сначала нужно понять исходную точку. В разных сегментах бизнеса могут использоваться разные форматы, и «общие» представления часто расходятся с реальной практикой.

Чек-лист источников для инвентаризации:

• оператор ЭДО — выгрузка статистики по типам документов: сколько сейчас отправляется электронных накладных, актов, УПД, счетов-фактур;
• учётная система — виды документов, используемые в интеграции с ЭДО, версии форматов, настройки обмена;
• шаблоны договоров и приложений — формулировки о способе обмена первичкой и упоминания конкретных форматов или типов документов;
• регламенты документооборота — внутренняя инструкция «как отправляем документы контрагентам»;
• отдельные крупные контрагенты — фактическая практика: какие документы они ожидают от вас и в каком виде.

По итогам инвентаризации стоит составить краткую карту: какие типы документов используются, по каким форматам, какой объём проходит через старые форматы ТОРГ-12 и акта и какие процессы критичны по срокам (например, закрытие выручки, поставки для госконтрактов).

Шаг 2 — обновления учётной системы и модулей ЭДО

Следующий шаг — убедиться, что техника не подведёт. Многие разработчики учётных систем и операторы ЭДО уже выпустили обновления под УПД 5.03, но включение и настройка формата требует ручных действий.

Список, что проверить:

• версия учётной системы и наличие обновлений, в которых реализована поддержка формата 5.03;
• настройки обмена с оператором ЭДО: доступны ли типы документов «УПД 5.03», правильно ли подключены сертификаты;
• поддержка двух форматов УПД в переходный период (если у вас ещё используется старый формат 5.01 и параллельный обмен до 01.04.2025) и переключение на 5.03 после этой даты;
• совместимость с внутренними доработками: кастомные обработки, отчёты, интеграции с другими системами;
• наличие тестового контура, где можно прогнать обмен УПД с несколькими контрагентами без влияния на «боевой» учёт.

Итогом шага должно стать формальное подтверждение ИТ-службы и оператора ЭДО: формат УПД 5.03 поддерживается, протестирован и готов к массовому применению.

Шаг 3 — коммуникация с контрагентами (письмо + тестовый обмен)

Даже идеальная техническая готовность не гарантирует, что контрагенты встанут на тот же рельс. Поэтому ФНС и профильные издания рекомендуют заранее уведомить партнёров о переходе на УПД и провести тестовый обмен.

Пример структуры письма контрагенту:

• кратко описать изменения со ссылкой на позицию ФНС (отмена электронных форматов ТОРГ-12 и акта с 01.01.2026, рекомендация переходить на УПД); (Налоговая служба)
• указать, что ваша организация планирует с определённой даты (например, с 1 октября 2025 года) использовать УПД 5.03 как основной электронный документ для отгрузки и закрытия;
• предложить провести тестовый обмен: отправить и получить по одному–двум УПД в тестовом контуре или на небольших операциях;
• согласовать, где будут храниться документы (у оператора, в вашей системе, в архиве контрагента) и как обмениваетесь неформализованными документами при необходимости;
• пригласить ответственных лиц контрагента (бухгалтерия, ИТ) на короткий совместный тест.

Мини-план теста: подобрать несколько типичных операций (товары с НДС, услуги без НДС), сформировать УПД 5.03, отправить через оператора, получить подпись и убедиться, что документ правильно загружается и проводится в учёте у обеих сторон.

Шаг 4 — подписи и полномочия (кто подписывает и на каком основании)

С переходом на УПД вопрос полномочий подписантов выходит на первый план. Контролёры и контрагенты всё чаще обращают внимание на то, кто именно подписал документ электронной подписью, и есть ли у него право действовать от имени организации.

Список рисков и проверок:

• электронные подписи сотрудников должны быть действующими, привязанными к организации и корректно настроенными в ЭДО;
• для подписантов нужно иметь актуальные доверенности или машиночитаемые доверенности (если ваша схема их предусматривает); (КонсультантПлюс)
• в регламентах следует закрепить, какие роли подписывают УПД по видам операций (руководитель, главный бухгалтер, уполномоченный менеджер);
• важно учитывать требования контрагентов: некоторые компании принимают документы только с подписью руководителя или лиц, указанных в перечне уполномоченных;
• нужна процедура замены подписанта (увольнение, отпуск, смена полномочий), чтобы не останавливать обмен документами.

Чёткая настройка полномочий снижает риск отказа в приёмке УПД по формальному основанию «подписано неуполномоченным лицом» и уменьшает количество спорных ситуаций.

Шаг 5 — регламенты, обучение, контроль качества

Переход на УПД 5.03 нужно закрепить не только в договорах, но и во внутренних документах. Без этого сотрудники продолжат действовать по старым привычкам, а ошибки в первичке будут множиться.

Что стоит изменить в регламенте:

• описать, какие типы документов используются после 01.01.2026: УПД 5.03, бумажные документы, неформализованные файлы;
• установить правила выбора: когда оформляется УПД, когда — бумага, когда — PDF;
• прописать маршруты согласования и подписи УПД, в том числе ответственность за заполнение реквизитов;
• зафиксировать порядок исправлений и корректировок (кто инициирует, как согласовывается, в какие сроки оформляется);
• добавить контрольные процедуры: выборочная проверка УПД по ключевым реквизитам, сопоставление с договором и спецификациями.

Обучение полезно сделать адресным: для бухгалтеров — акцент на реквизитах и НДС; для менеджеров — на условиях договоров и сроках предоставления первички; для ИТ — на мониторинге ошибок формата и интеграций.

Итоговый чек-лист готовности

Краткий чек-лист, по которому можно оценить готовность к 2026 году:

1. Проведена инвентаризация форматов и типов документов в ЭДО и учётной системе.
2. Определён перечень процессов, где используются электронные ТОРГ-12 и акты в старых форматах.
3. Учётная система обновлена, поддержка УПД 5.03 включена и протестирована.
4. Оператор ЭДО подтвердил готовность обмена УПД 5.03 с вашими контрагентами.
5. Проведён тестовый обмен УПД с ключевыми партнёрами, зафиксированы результаты.
6. Обновлены шаблоны договоров и допсоглашений: описан порядок обмена УПД, бумагой и PDF-документами.
7. Пересмотрена учётная политика: указан тип основного документа и варианты по операциям с НДС/без НДС.
8. Настроены электронные подписи и доверенности для подписантов, определены резервные подписанты. (КонсультантПлюс)
9. Обновлены регламенты документооборота, утверждён порядок исправлений и корректировок УПД.
10. Организовано обучение сотрудников, ответственных за оформление и проверку УПД.
11. Настроен архив (бумажный и электронный) с учётом новых форматов и требований к хранению.
12. Назначено лицо, которое отвечает за мониторинг изменений ФНС по ЭДО и УПД.

Если УПД не подходит: допустимые обходные варианты и ограничения

Несмотря на общий курс ФНС на УПД 5.03 как основной электронный отгрузочный документ, для бизнеса остаются альтернативы. Налоговая служба прямо признаёт возможность создавать первичные учётные документы в виде неформализованных электронных документов и на бумаге и после 1 января 2026 года. Это важно для компаний, которым по техническим или организационным причинам сложно быстро перейти на УПД.

Однако любые «обходные» варианты имеют ограничения. Неформализованный документ требует тщательной проверки реквизитов и подписи, бумага увеличивает нагрузку и риски потери, частичный переход усложняет контроль за единообразием учёта. Поэтому при выборе альтернативы стоит сравнивать её плюсы и минусы, а не просто отказываться от УПД.

Удобно рассматривать варианты в виде краткой матрицы:

• УПД 5.03 — базовое решение для формализованного ЭДО;
• неформализованный электронный документ (PDF/скан с ЭП) — альтернатива при ограниченных возможностях системы;
• бумажные акты/накладные + электронные документы по НДС — рабочий вариант для «консервативных» контрагентов;
• частичный переход по группам контрагентов — способ снизить риски в период адаптации.

Неформализованный электронный документ (например, PDF)

Неформализованный электронный документ — это файл (чаще всего PDF), содержащий реквизиты первичного документа и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. ФНС подчёркивает, что после 2026 года возможность оформлять первичку в таком виде сохраняется, при условии соблюдения требований законодательства о бухгалтерском учёте и об электронной подписи. (Гарант)

Чтобы такой документ имел юридическую силу и принимался в учёте, важно:

• включить все обязательные реквизиты первичного учётного документа — содержание операции, дату, величину натурального и/или денежного измерения, стороны, ответственных лиц; (Документы Конституционного суда)
• обеспечить подписание усиленной квалифицированной ЭП уполномоченного лица;
• организовать хранение и резервное копирование таким образом, чтобы можно было подтвердить целостность файла и действительность подписи на протяжении всего срока хранения;
• предусмотреть механизм идентификации документа в учёте (номер, дата, связка с договором и счётом-фактурой).

Риски:

• повышенная нагрузка на ручную проверку реквизитов и подписей, отсутствие автоматического контроля формата;
• сложность массовой обработки для систем, ориентированных на структурированные данные;
• потенциальные споры, если у сторон разные представления о допустимости конкретной схемы подписания и хранения.

Этот вариант уместен там, где объём операций невелик, а переход на УПД затруднён по техническим или финансовым причинам. Для крупных массивов операций лучше всё-таки ориентироваться на формализованный формат УПД.

Бумажные акты/накладные + электронные документы по НДС

ФНС прямо признаёт допустимым сценарий, при котором первичные документы оформляются на бумаге, а счёта-фактуры передаются в электронном виде. Это удобный компромисс для компаний, которые не готовы переносить всю первичку в ЭДО, но уже используют электронные инструменты для работы с НДС.

Типовые сценарии:

• поставщик направляет бумажную ТОРГ-12 и акт по почте или курьером, а счёт-фактуру — в электронном виде через оператора ЭДО;
• услуги закрываются бумажным актом, а электронный счёт-фактура используется для быстрого отражения НДС;
• для мелких контрагентов — бумага, для ключевых партнёров — полное электронное закрытие через УПД.

Условия, при которых такой режим безопасен:

• в договоре и учётной политике прямо описано, что первичка оформляется на бумаге, а НДС — в электронном виде;
• у компании есть налаженные процессы доставки и хранения бумажных документов;
• электронные счета-фактуры формируются по актуальным форматам, утверждённым приказом ФНС № ЕД-7-26/970@. (КонсультантПлюс)

Этот вариант позволяет не спешить с переводом сложных процессов на УПД, но в долгосрочной перспективе всё равно будет уступать по эффективности формализованному электронному обмену.

Частичный переход (по группам контрагентов)

Если сразу перевести всех контрагентов на УПД трудно, разумно применять модель частичного перехода. Её суть — разделить контрагентов на группы и выстроить поэтапный переход: сначала крупные и технологически готовые, затем средние и только потом небольшие.

Мини-план сегментации:

• Группа А — крупные партнёры, которые уже используют ЭДО и готовы тестировать УПД 5.03;
• Группа B — контрагенты со смешанным режимом (бумага + электронные счета-фактуры), которым можно предложить переход на УПД по ключевым операциям;
• Группа C — небольшие контрагенты на чистой бумаге, для которых переход на УПД в ближайшие год-два не является критичным.

Для каждой группы определяются сроки и формат перехода, шаблоны писем и договоров, ответственные менеджеры. Это снижает нагрузку на бухгалтерию и ИТ и позволяет исправлять ошибки на ранних этапах, не подвергая риску весь оборот.

Частые вопросы

По мере обсуждения реформы ЭДО и перехода на УПД у бизнеса повторяются одни и те же вопросы: нужно ли переподписывать старые документы, можно ли продолжать использовать PDF, что делать с договорами и внутренними актами. ФНС и профильные издания уже частично ответили на эти вопросы в своих материалах, и их можно обобщить в виде краткого FAQ. (Налоговая служба)

Нужно ли переделывать документы, подписанные до 01.01.2026?

Документы, оформленные и подписанные до 1 января 2026 года по действующим на тот момент правилам и форматам, сохраняют свою юридическую силу. ФНС и эксперты подчёркивают, что нет обязанности переподписывать такие документы только из-за отмены старых форматов с 2026 года.

Важный нюанс:

• документы должны быть корректно оформлены (включать все обязательные реквизиты, быть подписанными надлежащими лицами);
• нужно обеспечить их надёжное хранение в течение установленного срока, включая доступ к файлам и электронным подписям (если документ электронный);
• при миграции систем и архивов важно не потерять связку между документом и подтверждением подписи.

Если эти условия выполнены, переделывать старые ТОРГ-12 и акты не требуется.

Можно ли после 01.01.2026 отправлять акт в PDF через ЭДО?

Да, можно, но такой документ будет относиться к неформализованным электронным документам. ФНС прямо указывает, что после 1 января 2026 года сохраняется возможность создавать первичку в виде неформализованных электронных актов и на бумаге. (Гарант)

Условно:

• можно, если PDF-акт содержит все обязательные реквизиты первичного документа, подписан усиленной квалифицированной ЭП и надёжно хранится;
• можно отправлять такой документ через оператора ЭДО, если он поддерживает неформализованный обмен файлами;
• нельзя рассматривать его как замену формализованного формата УПД для задач, где требуется структурированный обмен и автоматическая обработка;
• нельзя игнорировать требования к хранению и доступности — при утрате доступа к файлу или подписи документ будет сложно защитить при проверке.

Этот вариант подходит как временное решение или для операций с небольшими объёмами, но не решает стратегическую задачу унификации ЭДО.

Что делать, если контрагент присылает старый формат?

Такая ситуация с большой вероятностью будет возникать в начале 2026 года: не все компании успеют перестроиться.

Практический алгоритм действий:

1. Зафиксировать, что документ пришёл в неподдерживаемом старом формате (акт, накладная по отменённым xsd-схемам). (Налоговая служба)
2. Направить контрагенту официальное письмо или сообщение через ЭДО с ссылкой на позицию ФНС и просьбой переоформить документ в формате УПД 5.03 или в виде допустимой альтернативы (бумага, PDF с ЭП).
3. Внутри компании зафиксировать порядок действий в регламенте, чтобы сотрудники реагировали одинаково, а не «как получится».
4. По возможности предложить контрагенту совместный тест УПД, чтобы избежать повторения ситуации.

Если контрагент отказывается исправлять формат, вопрос переходит в плоскость договорных отношений и оценки рисков: насколько критичен этот партнёр и можно ли продолжать работать в такой схеме.

Нужно ли менять договор и учётную политику?

Строго формально закон не заставляет менять договоры только из-за смены формата, но на практике без обновления договорных условий и учётной политики риски возрастут. ФНС и эксперты рекомендуют заранее описать в документах порядок обмена УПД, бумажной первичкой и неформализованными электронными документами.

Что стоит обновить:

• указать, что основным электронным документом, подтверждающим отгрузку/оказание услуг, является УПД формата 5.03;
• описать, когда стороны используют бумажные акты/накладные и когда — PDF с электронной подписью;
• закрепить порядок обмена через оператора ЭДО, в том числе правила отказа и повторной отправки документов;
• отразить выбор вариантов УПД (со счётом-фактурой или без него) для разных видов операций;
• привести в соответствие учётную политику: типы применяемых документов, порядок исправлений, подход к НДС.

Такие корректировки уменьшают число спорных ситуаций и помогают обосновать выбранный порядок учёта перед проверяющими.

Внутренние акты (между подразделениями): что меняется?

Внутренние акты между подразделениями обычно не передаются через оператора ЭДО и не связаны напрямую с форматами ФНС. На них продолжают распространяться общие нормы закона о бухгалтерском учёте и внутренние регламенты организации.

Критично различать два контура:

• внутренний — документы, которыми подразделения фиксируют передачу работ, услуг или материальных ценностей внутри одной организации;
• внешний — документы, которыми оформляются отношения с контрагентами и которые могут быть предметом внимания налоговых органов.

Изменения 2026 года в первую очередь касаются внешнего контура, где используются форматы ФНС и обмен через операторов ЭДО. Внутренний контур можно оставить в текущих формах или, при желании, привести его к схеме УПД, если это упрощает учёт и отчётность.

Хранение и архив: что сделать в 2025, чтобы не потерять первичку

Переход на новые форматы — удобная точка, чтобы проверить качество архива. ФНС в своих разъяснениях регулярно напоминает о важности сохранности первичных документов, включая электронные. Потеря части архива или невозможность подтвердить подписи может обнулить усилия по правильному выбору формата.

Чек-лист по архиву:

• проверить, где и как хранятся электронные документы (УПД, счета-фактуры, PDF-акты), есть ли резервное копирование;
• убедиться, что при миграции на УПД 5.03 старые документы не потеряются и останутся доступны вместе с подтверждением подписей;
• описать в регламенте сроки хранения и порядок доступа к архиву для разных ролей;
• для бумажных документов — проверить условия хранения, нумерацию, ведение описи и связку с электронными реестрами;
• назначить ответственных за архив (по видам документов или по подсистемам);
• при необходимости — провести разовую «ревизию архива» и устранить найденные провалы (отсутствующие документы, несвязанные электронные файлы и т.п.).

Хорошо настроенный архив снижает риски не только по реформе ЭДО, но и по любым проверкам за прошлые периоды.

Типичные ошибки и риски

Переход на УПД 5.03 и отказ от старых форматов электронных накладных и актов несут не только организационные задачи, но и вполне конкретные риски. Ошибки могут приводить к отказу оператора принять документ, к отказу контрагента признавать первичку или к вопросам со стороны налоговой. Разобрать типичные фейлы полезно заранее — это дешевле, чем исправлять задним числом.

Условно ошибки можно разделить на три блока: формат и версия; подписи и полномочия; реквизиты первички. Именно по этим линиям чаще всего возникают проблемы в 2024–2025 годах при переходе на новые форматы ЭДО, и те же тенденции, по оценкам экспертов, сохранятся после 2026 года.

Ошибка формата/версии и отказ оператора принять документ

После 1 января 2026 года оператор ЭДО не должен принимать электронные ТОРГ-12 и акты в старых форматах ФНС. Соответственно, любые попытки отправить документ по отменённым xsd-схемам будут приводить к техническим отказам. (Налоговая служба)

Признаки проблемы:

• документ «зависает» в статусе «ошибка формата» или «не доставлен» в интерфейсе ЭДО;
• оператор в отчёте об ошибке ссылается на несоответствие формату или устаревшую версию;
• контрагент пишет, что документ не поступил, хотя в вашей системе он числится отправленным.

Что делать:

1. Проверить, по какому формату формируется документ в учётной системе (для УПД — версия 5.03, для счетов-фактур — актуальные форматы по приказу № ЕД-7-26/970@). (КонсультантПлюс)
2. Обновить систему, если она по-прежнему использует старые форматы, или переключить настройки на новый формат.
3. Запустить тестовый обмен с оператором и контрагентом, чтобы убедиться, что проблема устранена.
4. При необходимости — оформить внутренний отчёт об инциденте и обновить регламенты, чтобы аналогичная ошибка не повторялась.

Ошибки подписания и полномочий

Даже идеально заполненный УПД может быть оспорен, если его подписало лицо без соответствующих полномочий. В электронном документообороте этот риск усиливается тем, что электронная подпись может оставаться активной после увольнения сотрудника или изменения его роли. (Гарант)

Чек-лист по этой группе ошибок:

• подпись принадлежит лицу, которое на момент подписания уже не работало в организации;
• у подписанта нет актуальной доверенности или машиночитаемой доверенности на подписание таких документов;
• на стороне контрагента жёсткое правило: документы принимаются только с подписью руководителя, а у вас подписывает менеджер;
• при замене подписи не были обновлены настройки маршрутов в ЭДО и учётной системе.

Чтобы снизить риск:

• регулярно проводить ревизию действующих электронных подписей и доверенностей;
• в регламентах чётко описывать роли подписантов по видам документов;
• при изменении подписанта — заранее согласовывать это с ключевыми контрагентами.

Ошибки реквизитов первички (предмет, период, объём, даты)

Формат УПД не освобождает от базовых требований к первичным документам. Любые ошибки в описании предмета, периода, объёма или дат могут стать поводом для спора или для отказа в признании расходов и вычетов по НДС. (Документы Конституционного суда)

Список обязательных смысловых реквизитов:

• чёткое описание товара, работы или услуги (без чрезмерно размытых формулировок);
• корректный период оказания услуг/выполнения работ;
• количественные и стоимостные показатели, согласованные с договором и счетами;
• дата документа и дата фактического исполнения (если они различаются — логика должна быть понятной);
• реквизиты сторон и основания (договор, заказ, спецификация);
• подписи (ЭП) с обеих сторон, если по договору требуется встречное подписание.

Контроль этих реквизитов нужно встроить в регламенты приёма и отправки УПД: хотя бы выборочная проверка документов до их массового использования в учёте.

Итоги и памятка на 1 минуту

Реформа ЭДО с 1 января 2026 года — это не «запрет актов», а перевод формализованного электронного документооборота на новые рельсы: вместо электронной ТОРГ-12 и акта в старых форматах ФНС предлагает использовать УПД 5.03. Бумага и неформализованные электронные документы при этом остаются, но ответственность за выбор формата и настроенный процесс лежит на бизнесе. (Налоговая служба)

Чтобы не столкнуться с блокировкой документов в ЭДО и вопросами со стороны налоговой, важно заранее пройти по ключевым шагам: понять, какие форматы вы используете сейчас, обновить системы, договориться с контрагентами, настроить подписи и регламенты и привести в порядок архив. Тогда 1 января 2026 года будет просто очередным рабочим днём, а не датой технического коллапса.

5 действий до конца 2025 года

1. Провести инвентаризацию документооборота. Определить, где используются электронные ТОРГ-12 и акты в старых форматах, и оценить объём таких операций. (diadoc.ru)
2. Обновить учётные системы и ЭДО-модуль. Включить и протестировать поддержку УПД 5.03, убедиться в корректной работе интеграций и статусов. (buh.ru)
3. Согласовать переход с ключевыми контрагентами. Разослать письма, провести тестовый обмен УПД и зафиксировать договорённости по форматам и способам обмена. (buhonline.ru)
4. Переписать договоры, учётную политику и регламенты. Закрепить УПД 5.03 как основной электронный документ, описать роли подписантов, порядок исправлений и варианты использования бумаги/PDF. (buhonline.ru)
5. Навести порядок в подписях и архиве. Проверить полномочия подписантов, актуальность ЭП и доверенностей, а также обеспечить надёжное хранение старых и новых документов. (Гарант)