Как контролировать бухгалтерию

Большая часть проблем с налогами и учетом в компании возникает из-за безграничного доверия к бухгалтерии. При этом ошибки бухгалтера — не всегда результат злого умысла или непрофессионализма. Даже самые опытные специалисты иногда ошибаются.

Контроль за работой бухгалтерии обязателен! Подготовили чек-лист, который поможет вам в этом.

1. Определите план налоговой нагрузки

Понимание, какую сумму налогов компания будет оплачивать каждый месяц (квартал, год), поможет вам контролировать движение финансов.
План налоговой нагрузки можно рассчитать, исходя из данных предыдущих периодов. Если их нет, можно ориентироваться на среднюю отраслевую налоговую нагрузку:

• для УСН 6% — примерно 3 — 6% от выручки;
• для УСН 15% — примерно 1 – 3% от выручки;
• для ОСН – можно использовать налоговый калькулятор

2. Установите сроки предоставления списка недостающих документов

Установите точные сроки предоставления бухгалтерией списка недостающих документов. А затем – сроки отправления документов в бухгалтерию согласно представленному списку.

Например, ежемесячно до 5 числа бухгалтерия дает список недостающих документов, до 15 числа – все документы должны быть отправлены бухгалтерам.

3. Следите за сроками предоставления расчета налогов

Чтобы понимать, какая сумма понадобится на уплату налогов ежемесячно, определите для бухгалтерии срок предоставления отчета по расчету налогов.

Например, ежемесячно до 15 числа бухгалтерия должна отправить расчет налога на данный период (УСН, налог на прибыль или НДС).

4. Согласуйте сроки закрытия месяца

Согласуйте сроки закрытия периода бухгалтерией и сроки предоставления отчетности финансовым отделом.

Например, ежемесячно 5 числа бухгалтерия проводит закрытие месяца в 1С, до 10 числа ежемесячно финансовый отдел готовит отчетность.

5. Контролируйте сроки обработки документов

Чтобы грамотно вести управленческие отчеты, необходимо соблюдать сроки ввода данных. Например, закрепите за бухгалтерией ввод документов за предыдущий месяц до 5 числа ежемесячно.

6. Установите сроки отчетности по требованиям ФНС

Вместе с бухгалтерией определите сроки отчетности по требованиям ФНС. Например, еженедельно бухгалтерия должна отчитаться о статусе обращений: по каким вопросам поступили обращения, какие требования исполнены, по каким идет работа, в каких возможны риски для компании и т.д.

Альтернатива – мониторинг требований в системе для сдачи отчетности (СБИС, Контур и т.п.), в которой вы сможете видеть все запросы от ФНС в режиме онлайн.

7. Следите за сроками сдачи отчетности

Бухгалтерия должна предоставить вам список обязательных отчетов в течение года и сроки сдачи отчетов. Дополнительно запросите, чтобы бухгалтерия отправляла вам отметку ФНС о том, что отчетность сдана и принята. Или мониторьте процесс в системе отчетности в режиме онлайн.

8. Контролируйте сроки и полноту уплаты налогов через ЕНС

Запросите у бухгалтерии таблицу, в которой будут отражаться суммы оплаты по каждому налогу. Это поможет доказать правильность уплаты налогов при возникновении ошибок со стороны ФНС. Закрепите за бухгалтерией ежемесячный отчет по сверке с ЕНС (нет ли расхождений с суммами, рассчитанными бухгалтерией, корректны ли остатки).

9. Следите за своевременным получением оригиналов

Закрепите за бухгалтерией ведение реестра о статусе получения оригиналов документов. При электронном документообороте его можно вести в 1С. В противном случае необходимо организовать в офисе хранение бумажных документов с составлением электронного реестра, куда будут вноситься сканы бумажных оригиналов. Проводите периодическую проверку первички по приоритетным операциям.

10. Проверяйте качество ведения бухгалтерского и налогового учета

Минимум раз в год проводите аудиторскую проверку бухгалтерского и налогового учета с привлечением сторонних специалистов. Если у компании выручка более 800 млн за год, потребуется официальное аудиторское заключение.

Также рекомендуем ежеквартально проводить экспресс-аудит с привлечением внешнего специалиста, это поможет контролировать качество учета и оценить возможные риски компании.

Эксперты «Аудит А» всегда готовы помочь с проверкой работы бухгалтерии. Мы разработали удобный и быстрый формат проверки Экспресс-анализ. В ходе процедуры мы проверим бухгалтерию, предложим оптимальные пути устранения недочётов и научим вас выполнять данную проверку самостоятельно.