Подготовка и сдача отчетности в Пенсионный Фонд РФ

Проверка отчета в ПФ РФ: как подготовить отчет без ошибок?

Для того чтобы граждане нашей страны получали свою пенсию в полном объеме, в соответствии с тем, сколько им полагается, в нашу жизнь было внедрено такое понятие, как персонифицированный учет. Он ведется Пенсионным Фондом, куда отчеты подаются индивидуально на каждого сотрудника. Индивидуально происходит и начисление взносов, поскольку их ставка зависит от суммы заработной платы, выплаченной каждому наемному работнику.

Правильность начисления взносов и своевременность их перечисления в Пенсионный фонд проверяются при помощи отчетов. Период сдачи отчетных документов в Пенсионный фонд обычно добавляет бухгалтерии любого предприятия много хлопот. Объем работы особенно увеличился с момента введения в 1999 году персонифицированного учета. Именно тогда к отчету ежегодно стало необходимо прилагать отдельную форму, заполняемую на каждого работника. С 2010 года заполнять форму стало необходимо раз в полгода, а с 2011 года это стало ежеквартальной обязанностью. Хлопот у бухгалтеров, и, соответственно, возможностей совершить ошибку, существенно прибавилось.

Теперь ежеквартально бухгалтер должен проверять и обобщать в соответствующую форму данные по начислению и уплате пенсионных взносов на каждого сотрудника предприятия, а также данные о своевременности расчетов по выплате сотруднику заработной платы. Это очень большой объем работы, особенно, если на предприятии имеется большое число сотрудников или существует текучка кадров (строительство, предприятия общепита). Чтобы проверить отчет ПФР на таких предприятиях, зачастую требуется значительно больше времени, чем просто его подготовить.

Но профессиональные бухгалтеры хорошо знают, что, сколько бы сложностей в учете кадров ни существовало объективно, какие бы новые требования к формам и их заполнению не выдвигал Пенсионный фонд, проверка отчетности программными средствами или при помощи привлеченных специалистов поможет выявить все ошибки и избежать отказа в принятии.

Наличие любой ошибки чревато возвращением отчета на корректировку, штрафными санкциями и внеочередными проверками. Это не нужно ни руководителям предприятий, ни бухгалтерам, поэтому вопросу точности предоставляемой информации и способам ее проверки необходимо уделять повышенное внимание. Чем точнее будет составлен отчет, чем меньше он потребует корректировок, тем легче и безболезненней пройдет камеральная проверка.

Кроме того, в случае сдачи отчетности в электронной форме может возникнуть какая-либо ошибка, связанная с определенными недоработками в программе 1С, что регулярно происходило при сдаче отчетности за второй квартал 2014 года. В частности, при сдаче могут пропасть некоторые части файлов или информация может загрузиться не полностью. Иногда при подаче отчетных документов в электронном виде отследить такие ошибки не представляется возможным.

Как составлять и отправлять отчет в ПФР

Перед подготовкой отчета всегда стоит убедиться в том, что ничто не изменилось в формах отчетности или в порядке их заполнения. Такие изменения можно отслеживать по бухгалтерским версиям правовых программ или во время личных визитов в Пенсионный фонд, где информационные стенды оповещают об изменениях. Практики централизованной рассылки Пенсионным Фондом данных о новых требованиях пока не введено, поэтому все новшества необходимо отслеживать своими силами. Если бухгалтер окажется не в курсе последних изменений и если он сдаст отчет в старой форме, то этот документ может быть отклонен.

Отчет в электронном виде принимается после прохождения формально-логического контроля, это значит, что проверяют правильность формы и заполнение всех необходимых полей и совпадение данных застрахованных лиц с имеющимися в базе данных ПФ. Фактические же ошибки выявляются уже на стадии камеральных проверок.

Иногда новые формы отчетности появляются ежеквартально, как было, например, в 2010 году, и такая активность со стороны Пенсионного фонда требовала от бухгалтеров большого умения ориентироваться в законодательстве и выполнять огромный объем непривычной работы в течение короткого времени. А при такой спешке ошибки неизбежны.

Как провести дополнительную проверку отчета в ПФ РФ перед сдачей?

Каждый бухгалтер уверен в своем профессионализме и обычно не считает необходимым дополнительно проверять отчет перед отправкой. Это не всегда обоснованно, поскольку в отчет могут вкрасться и фактические ошибки, и иные небольшие недочеты, которые могут оказаться основанием для отказа в его принятии. Чтобы избежать таких рисков, отчет лучше предварительно проверить.

Это можно сделать:

  • с привлечением аудиторской компании
  • с использованием специального веб-сервиса
  • с использованием специальных программных средств

Аудиторские компании

otchet-v-pfr.jpgЕсли на предприятии не установлена программа, позволяющая проверить отчет, то можно обратиться в бухгалтерские или аудиторские компании, профессионально осуществляющие деятельность по проверке правильности составления бухгалтерской отчетности. Они обычно устанавливают у себя все необходимые программные средства, поэтому проверка не занимает много времени. Цена ее также будет невысока, а бухгалтера она избавит от неприятных последствий допущенной ошибки.

Веб-сервисы

Существуют также и веб-сервисы, предоставляющие возможность проверки правильности отчетности. Проверка файла отчета в ПФ РФ с их помощью занимает минимальное время, но помогает выявить практически все ошибки.

Программные средства

Для проверки сведений и правильности заполнения отчета сам Пенсионный фонд рекомендует пользоваться таким программным средством как CheckXML.

Эта программа контролирует форматы и логику заполнения, а также:

  • сверяет суммы начисленных и уплаченных взносов
  • проверяет правильность применения тарифов

Установка программы или использование других способов проверки данных и форматов позволит избежать многочисленных ошибок. Если в ходе проверки они будут выявлены, особенно в части неправильно уплаченных взносов, то будет необходимо внести изменения в порядок уплаты, доначислить и доуплатить взносы. Невыполнение этого правила может привести к штрафным санкциям.

Корректировка отчета

Существуют три основные причины отказа в принятии отчета:

  • отчет не прошел форматно-логический контроль
  • данные, указанные в отчете, не соответствуют данным, имеющимся у ПФ РФ (ошибка в номере застрахованного лица или другие аналогичные ошибки)
  • компания ранее не сдавала отчетность, пропустив один или несколько периодов

В первом или втором случае для сдачи отчета необходима его корректировка, в третьем – досдача отчетности за пропущенные периоды.

Если отчет был не принят Пенсионным фондом и возвращен на корректировку, прежде всего, следует установить, связана ошибка с проблемой программы или с фактической ошибкой самого бухгалтера. Программная ошибка часто проявляется в виде недостачи нескольких строчек текста в файле. Иногда, если устранить такие ошибки не получается, имеет смысл распечатать отчет и доставить его лично и не в электронном виде, а в бумажном, с приложением дискеты.

Собственные ошибки же исправляются в ходе корректировки достаточно быстро. Все корректировки сдаются после истечения общего срока сдачи отчетности, но лучше делать это максимально быстро, чтобы упростить прохождение камеральной проверки.

Проверка отчета перед его сдачей поможет избежать многих неприятностей. Поэтому бухгалтеру не стоит рассчитывать только на свою внимательность. Для проверки следует выбрать способ или программное средство, которое подойдет именно ему и поможет сдать отчетные документы в Пенсионный фонд без ошибок.



Все права на данную публикацию принадлежат ГК "Аудит А".
Полное или частичное цитирование материала на других сайтах разрешено только при наличии активной ссылки на эту страницу.
Копии материала отслеживается автоматическими средствами проверки уникальности.